Vrijwilligers spelen een onmisbare rol in onze organisatie

Dankzij jullie betrokkenheid en inzet kunnen wij meer betekenen voor onze bezoekers en inspelen op de steeds veranderende wensen in onze samenleving. Jullie zijn een verlengstuk van onze missie om alle inwoners de kans te geven zich te ontwikkelen en mee te doen in de samenleving. Of het nu gaat om voorlezen, helpen bij digitale vragen, gastvrij ontvangen van bezoekers of het ondersteunen van activiteiten – jullie maken het verschil.

Onze visie op vrijwilligers

Wij zien vrijwilligers niet alleen als ondersteuning, maar als waardevolle partners binnen onze organisatie. 
Iedereen is welkom, want iedereen brengt unieke talenten, ervaringen en ideeën
mee. We geloven in samenwerking op basis van gelijkwaardigheid, wederzijds
respect en ruimte voor persoonlijke ontwikkeling. 

Wat we van jou verwachten

We vragen van onze vrijwilligers:

• Betrokkenheid bij de bibliotheek en onze doelstellingen; 
• Openheid en samenwerking met collega’s, bezoekers en andere vrijwilligers;
• Betrouwbaarheid in het nakomen van afspraken;
• Bereidheid tot overleg, scholing en feedback;
• Respect voor onze gedragscode en omgangsregels.

Je ontvangt van ons altijd een duidelijke taakomschrijving en begeleiding. Vrijwilligerswerk is vrijwillig, maar niet vrijblijvend. Samen zorgen we voor een prettige, professionele werksfeer waarin iedereen zich veilig en gewaardeerd voelt. 

Wat jij van ons mag verwachten

Van onze kant mag je rekenen op:

• Goede begeleiding en een vast aanspreekpunt;
• Introductie en inwerkperiode;
• Regelmatige afstemming en een jaarlijks gesprek;
• Waardering voor je inzet, waaronder een kerstpakket, gratis 'Lekker Lezen'-abonnement en een vrijwilligersbijeenkomst;
• Veiligheid – je bent verzekerd tijdens je werkzaamheden;
• Een luisterend oor, onder andere via onze vertrouwenspersoon.

Praktische informatie

Je vaste contactpersoon is de medewerker binnen het team waar je actief bent. Deze persoon verzorgt jeinwerktraject, evaluaties en is je eerste aanspreekpunt bij vragen of zorgen.

Belangrijke documenten zoals de samenwerkingsovereenkomst, je taakomschrijving, ons vrijwilligersbeleid en informatie over de vertrouwenspersoon staan hieronder op de website of krijg je van je contactpersoon per e-mail.

Tot slot

Wij hopen dat je je snel thuis voelt in onze Bibliotheek. Jouw bijdrage doet ertoe, voor bezoekers, collega’s én de samenleving. Samen maken we de Bibliotheek tot een plek waar mensen zich welkom en gezien voelen.

Aanmelding, kennismaking en start

Aanmelding
Vrijwilligers vinden we op verschillende manieren, bijvoorbeeld via de website, de nieuwsbrief of  via een andere vrijwilliger. Iedereen is welkom om zich als vrijwilliger aan te melden. Dit kan op elk moment. We zetten ons in om voor elke aspirant-vrijwilliger werkzaamheden te vinden die goed bij ze past.

We hebben vrijwilligers:

• Die voor langere tijd regelmatig vaste werkzaamheden doen (gebonden vrijwilliger).         
• Die specifieke en/of kortlopende taken uitvoeren (geïnteresseerde vrijwilliger)
• Die vanuit een andere organisatie of instantie bij ons aan de slag gaat, zoals maatschappelijke stage of re-integratie (geleide vrijwilliger)

Op onze website staat informatie over mogelijke werkzaamheden en een aanmeldformulier. Na ontvangst van het formulier neemt de vrijwilligerscoördinator contact met je op. Je interesses en mogelijkheden worden besproken en de coördinator koppelt je aan een contactpersoon van het team waar je het beste past. Voor de meeste werkzaamheden zijn er taakomschrijvingen waarin staat wat er van een vrijwilliger wordt gevraagd.

Kennismaking
Vervolgens heb je met je contactpersoon een kennismakingsgesprek. In dat gesprek wordt  besproken of jij en de Bibliotheek bij elkaar passen. Hierbij wordt rekening gehouden met zaken als de samenstelling van het team, de zelfstandigheid die nodig is voor de werkzaamheden en jouw inzetbaarheid. Als jij en je contactpersoon allebei positief zijn over de samenwerking worden afspraken gemaakt en zet je de volgende stappen om officieel vrijwilliger te worden.

Start
Voordat je als vrijwilliger gaat beginnen teken je een  Samenwerkingsovereenkomst Vrijwilligers. Voor bepaalde functies wordt ook een Verklaring omtrent gedrag (VOG) gevraagd. Verderop lees je hier meer over.
Ook krijg je voor je start van je contactpersoon informatie over het team en de werkzaamheden.
Als de overeenkomst en de eventuele VOG geregeld zijn en duidelijk is wat van je wordt verwacht kun je aan de slag!

Je begint met een proefperiode van twee maanden. In die periode maak je verder kennis met de Bibliotheek, de werkzaamheden en collega’s.
De proefperiode wordt afgesloten met een evaluatiegesprek met je contactpersoon. Eventueel worden verwachtingen bijgesteld en nieuwe afspraken gemaakt. Als jij en de contactpersoon tevreden zijn over de samenwerking wordt deze definitief voortgezet.

Vrijwilligersovereenkomst en aanvullende documenten

Jouw overeenkomst
In de  Samenwerkingsovereenkomst Vrijwilligers worden de afspraken tussen jou en de bibliotheek vastgelegd. Hiervoor is er een voorbeeldovereenkomst waarin zaken die voor alle vrijwilligers gelden staan beschreven. Per vrijwilliger worden details over de werkzaamheden en werktijden aangevuld.
Je contactpersoon zorgt voor het document en bespreekt met jou de inhoud en de aanvullingen.

De overeenkomst wordt ondertekend door jou als vrijwilliger en de coördinator van het betreffende team. De vrijwilliger krijgt een exemplaar en de Bibliotheek bewaart een exemplaar. Deze wordt door de vrijwilligerscoördinator opgeslagen in de vrijwilligersdatabase.

Andere documenten
Naast de overeenkomst en dit vrijwilligershandboek zijn er nog andere documenten die over vrijwilligers gaan. Zo is er een vrijwilligersbeleid, waarin staat wat de Bibliotheek belangrijk vindt rondom vrijwilligers. Er zijn ook verschillende taakomschrijvingen voor de diverse taken. 
Je contactpersoon kan je laten zien waar je deze documenten en alle informatie vindt die je gaat helpen om je werkzaamheden goed uit te voeren.

Regelingen

Waardering en vergoeding
Als vrijwilliger krijg je een gratis ‘Lekker Lezen’-abonnement van de Bibliotheek. Ook is er elk jaar een vrijwilligersfeest speciaal voor al onze vrijwilligers.
Er is in principe geen vrijwilligersvergoeding. Na toestemming vooraf kunnen gemaakte kosten worden vergoed.
Rond de feestdagen bedanken we je graag voor je inzet met een kerstpakket.

Verzekering
Tijdens je werkzaamheden ben je verzekerd voor ongevallen, materiële schade en calamiteiten. De Bibliotheek heeft hiervoor een ongevallen- en een aansprakelijkheidsverzekering afgesloten. 

Badge
Ga je als gastheer- of vrouw werken dan draag je een badge.

Ontwikkeling
De Bibliotheek voorziet in training of themabijeenkomsten die relevant zijn voor je werkzaamheden. Overleg met je contactpersoon wat jij hierin nodig hebt.

Aanwezigheid en vervanging
We spreken met jou af op welke momenten en waar je jouw werkzaamheden doet. Voor bepaalde werkzaamheden, zoals klantenservice of TalentenLab, wordt je ingedeeld op het rooster. Dat doen we zo vroeg mogelijk en in overleg met jou. We rekenen er op dat je voor die afgesproken momenten ruim op tijd aanwezig bent. 
Wanneer je verhinderd bent, bijvoorbeeld door ziekte of vakantie, laat je dit zo spoedig mogelijk weten aan je contactpersoon. Daardoor kunnen we op zoek naar vervanging.
Het kan zijn dat we je vragen buiten je afgesproken dagen in te vallen om een verhinderde vrijwilliger te vervangen.

Voortgang
Eens per jaar heb je met je contactpersoon een voortgangsgesprek. In dit gesprek bespreek je of jullie tevreden zijn over de werkzaamheden. Met dit voortgangsgesprek weten we zeker dat er regelmatig aandacht is voor jou en hoe jij je voor ons inzet. 
Natuurlijk kun je tussendoor ook zaken bespreken met je contactpersoon. 

Geheimhouding en privacy

Jouw gegevens
De Bibliotheek heeft een privacybeleid voor het verwerken van persoonsgegevens. Ook jouw gegevens worden met zorg bewaard en alleen gebruikt als dat nodig is. Je contactgegevens en je overeenkomst staan in de vrijwilligersdatabase. We vragen je om wijzigingen in je gegevens zo spoedig mogelijk door te geven, zodat we deze up-to-date kunnen houden. Als je stopt als vrijwilliger worden je gegevens verwijderd.

Gegevens van anderen
We spreken met jou in de vrijwilligersovereenkomst ook af dat je zorgvuldig en vertrouwelijk omgaat met gegevens waar je tijdens je werkzaamheden mee te maken krijgt. Dan gaat het om gegevens van personen en van de Bibliotheek. Je doet daarbij onder meer wat we beloven in onze privacyverklaring.

Aanvraag VOG

Als je gaat werken met een kwetsbare doelgroep (kinderen, ouderen,  laaggeletterden) vragen we aan jou een Verklaring omtrent gedrag (VOG). Deze wordt aangevraagd door de Bibliotheek:

• Je contactpersoon zal je vragen om je e-mailadres en of je met de aanvraag akkoord gaat. 
• De directeur doet de aanvraag in het systeem van Justis. Dit is de  screeningsautoriteit van de overheid die alle VOG-aanvragen beoordeeld en VOG’s uitgeeft. De vrijwilligerscoördinator houdt de voortgang van de aanvraag bij.
• Je krijgt een e-mail van Justis met een link naar een kort formulier dat alleen jij kunt invullen. Daarvoor heb je Digid nodig.
• Jij krijgt de VOG thuisgestuurd. Deze geef je aan je contactpersoon, zodat deze de VOG kan inzien. Er wordt geregistreerd dat je een VOG hebt overlegd. De VOG krijg je terug. 

Gedragscode en huisregels

Gedragscode
In de Bibliotheek werken medewerkers en vrijwilliger samen in en aan een prettige (sociaal veilige) omgeving. 

Huisregels
We hebben in de Bibliotheek ook huisregels. Medewerkers en vrijwilligers houden in de gaten dat deze door bezoekers worden nageleefd. De huisregels zijn onder andere in de Bibliotheek te vinden op goed zichtbare plaatsen.

Vertrouwenspersoon
Gebeurt er tijdens je werkzaamheden iets waar je je niet prettig bij voelt of waarvan je vindt dat dat niet past bij de gedragscode? Dan kun je dit bespreken met je contactpersoon. Je kunt ook contact opnemen met onze  vertrouwenspersoon voor vrijwilligers. Deze bereik je via vertrouwenspersoon@obijmond.nl.

De vertrouwenspersoon:

• Luistert en ondersteunt bij meldingen van vrijwilligers
• Adviseert over mogelijke vervolgstappen
• Verwijst eventueel door naar externe instanties
• Werkt onafhankelijk en garandeert vertrouwelijkheid

Arbobeleid en veiligheid

Het is belangrijk dat medewerkers en vrijwilligers hun werkzaamheden in een veilige omgeving kunnen doen. We bedoelen daarmee dat je op een veilige manier je werk doet en dat er op gebeurtenissen snel en veilig kan worden gereageerd. De Bibliotheek heeft onder andere het volgende geregeld (opbasis van een ARBO-beleid):

• Er zijn 12 bedrijfshulpverleners (BHV), die bij een gebeurtenis of calamiteit weten wat er moet gebeuren. Tijdens openingstijden met uitlening is er altijd een BHV-er aanwezig.
• Er zijn instructies wat je moet doen als er iets gebeurt. Bijvoorbeeld een ongeluk, de brandmelder gaat af, een bezoeker gedraagt zich agressief. Deze instructies en het noodplan hangen op een duidelijke plek in de Bibliotheek.
• Er zijn in de vestiging Beverwijk portofoons op elke verdieping en in het kantoor. Er is altijd een BHV-er of medewerker die deze bij zich heeft.
• Regelmatig worden trainingen of informatie-bijeenkomsten gehouden voor BHV-ers of medewerkers over veilig werken.
• Arbeidsmiddelen (zoals apparatuur en de brandmeldinstallatie) worden regelmatig gecontroleerd. 
• Er is een vertrouwenspersoon voor medewerkers en vrijwilligers.

Einde samenwerking

Wanneer je, om welke reden dan ook, stopt als vrijwilliger hebben we in de  overeenkomst een opzegtermijn van een maand afgesproken. Zo is er voldoende tijd om de samenwerking op een bij jouw inzet passende manier afte ronden.
Je contactpersoon bespreekt met jou de afronding. Bijvoorbeeld over je laatste werkmoment, hoe je afscheid wilt nemen en over het inleveren van eventuele eigendommen van de Bibliotheek.
Op jouw verzoek geven we je graag een getuigschrift mee.

Na je vertrek zorgt de vrijwilligerscoördinator dat je gegevens worden verwijderd uit de vrijwilligersdatabase.